不動産業界で「定期巡回 報告書 書き方」にお困りのあなたへ。AIを活用して、作成時間を大幅に短縮し、より質の高い報告書を作成する方法をご紹介します。現場の負担を軽減し、オーナー様や入居者様との信頼関係を深めましょう。
この悩み、思い当たりませんか？
賃貸管理会社の担当者様、日々お疲れ様です。「定期巡回 報告書」の作成、毎月・毎週末のように発生するこの作業に、どれだけの時間を費やしていますか？物件の巡回点検自体も時間と手間がかかるのに、その結果をまとめ、オーナー様へ提出するための報告書作成は、さらに多くの時間を奪いがちです。「どこから手をつければいいかわからない」「もっと簡潔に、分かりやすく伝えたい」「忙しくて、つい後回しにしてしまう」――そんな声が聞こえてきそうです。特に、複数の物件を管理されている方にとっては、物件ごとの状況を正確に把握し、個別の報告書を作成するのは、まさに時間との戦いと言えるでしょう。本来であれば、オーナー様への報告や入居者様への対応に時間をかけたいのに、事務作業に追われてしまう現実に、歯がゆい思いをされている方も少なくないはずです。
「定期巡回 報告書」は、建物の維持管理状況をオーナー様に正確に伝えるための重要なツールです。しかし、その作成に追われるあまり、報告内容が形式的になったり、肝心な改善提案が盛り込めなかったりすることもあります。また、入居者様からの問い合わせやクレーム対応、修繕手配なども並行して行う中で、報告書作成の質を一定に保つことは容易ではありません。このような状況を打破し、より効率的かつ効果的な報告書作成を実現するために、AIツールを味方につけてみませんか？
解決プロンプト：コピペしてすぐ使える
AIに「定期巡回 報告書」の作成を依頼するためのプロンプトです。以下のプロンプトをコピーし、AIツール（ChatGPT、Gemini、Claudeなど）に貼り付けて、【】内の情報を入力・編集してご活用ください。
あなたは経験豊富な賃貸管理会社のベテラン担当者です。以下の物件の定期巡回報告書を作成してください。 【物件情報】 物件名：【例：〇〇マンション】 所在地：【例：東京都新宿区西新宿1-1-1】 築年数：【例：築15年】 建物構造：【例：RC造】 戸数：【例：10戸】 管理戸数：【例：10戸（満室）】 【定期巡回実施日】 【例：2024年5月20日（月）】 【巡回担当者】 【例：山田 太郎】 【巡回で確認した項目と結果】 ・建物の外観（清掃状況、破損箇所、植栽管理）：【例：全体的に良好。ただし、南側壁面に軽微なひび割れ（幅1mm程度）を確認。植栽は適切に剪定されている。】 ・共用部分（廊下、階段、エントランス、メールボックス、ゴミ置き場）：【例：清掃は行き届いている。エントランスの照明1灯が点灯不良。メールボックスの破損なし。ゴミ置き場は整理整頓されている。】 ・駐車場・駐輪場：【例：利用状況は通常通り。自転車の放置は見られない。】 ・空調設備・換気設備（共通）：【例：異常なし。】 ・給排水設備（共用部）：【例：水漏れ等の異常なし。】 ・その他特記事項：【例：入居者様から、給湯器の異臭についてお電話にてお伺い（別途、専門業者へ点検依頼済み）。】 【オーナー様への報告事項・要望】 ・【例：特になし】 【AIへの指示】 1. 上記【巡回で確認した項目と結果】に基づき、物件の現状を具体的に描写してください。 2. 発見した問題点（ひび割れ、照明点灯不良、給湯器の異臭）については、その影響と対応状況（または対応予定）を明確に記載してください。 3. オーナー様への報告事項・要望があれば、それも反映させてください。 4. 報告書のトーンは、丁寧かつ客観的に、専門家としての信頼性が感じられるようにしてください。 5. 項目としては、「物件概要」「巡回実施概要」「建物の状況（外観、共用部、設備等）」「入居者様からのご連絡事項」「オーナー様へのご報告・ご提案」を含めてください。 6. 総文字数は【例：800文字程度】で、簡潔にまとめてください。 7. 【】で囲まれた部分は、具体的な情報に置き換えてください。
実行例：AIはこう答えた
上記のプロンプトに、架空の物件情報を入力してAIに実行させた結果です。
## 定期巡回報告書：〇〇マンション（2024年5月20日実施）
### 1. 物件概要
– 物件名：〇〇マンション
– 所在地：東京都新宿区西新宿1-1-1
– 築年数：築15年
– 建物構造：RC造
– 戸数：10戸
– 今回の巡回対象：管理戸数 10戸（満室）
### 2. 巡回実施概要
– 実施日：2024年5月20日（月）
– 担当者：山田 太郎
### 3. 建物の状況
#### (1) 外観・植栽
物件の外観は、全体的に良好な状態を保っております。日頃からの清掃が行き届いており、清潔感が感じられます。ただし、南側壁面に軽微なひび割れ（幅1mm程度）を確認いたしました。現時点では構造上の問題は考えにくいですが、今後の経過観察が必要です。植栽については、適切に剪定されており、美観を損なう様子はありませんでした。
#### (2) 共用部分
共用部分（廊下、階段、エントランス、メールボックス）につきましても、清掃状況は良好です。しかしながら、エントランスの照明1灯が点灯不良を起こしており、夜間の安全確保のため、早急な交換が必要です。メールボックスには破損は見られませんでした。ゴミ置き場は、入居者様のご協力により、整理整頓された状態が保たれております。
#### (3) 駐車場・駐輪場
駐車場、駐輪場ともに、通常通りの利用状況です。自転車の無許可駐車や放置は見られず、秩序が保たれています。
#### (4) 設備関連
空調設備、換気設備（共用部）に異常は確認されませんでした。給排水設備（共用部）につきましても、水漏れ等の異常は見受けられませんでした。
### 4. 入居者様からのご連絡事項
入居者様より、給湯器から異臭がするというご連絡をいただいております。詳細を確認するため、専門業者へ点検を依頼いたしました。点検結果が判明次第、速やかに対処いたします。
### 5. オーナー様へのご報告・ご提案
現時点では、オーナー様への特段のご報告・ご提案事項はございません。
ただし、共用部照明の点灯不良については、早急な交換手配を進めてまいります。また、給湯器の異臭につきましては、専門業者の点検結果に基づき、適切な修繕または交換の要否を判断し、改めてご報告させていただきます。
今後とも、物件の良好な維持管理に努めてまいりますので、ご支援のほどよろしくお願い申し上げます。
さらに精度を上げる活用のコツ
- AIへの「役割」を具体的に指示する：「あなたは経験豊富な賃貸管理会社のベテラン担当者です」のように、AIに具体的なペルソナ（役割）を与えることで、より専門的で実務に即した回答が得やすくなります。
- 「 négative consequence（負の帰結）」を考慮させる：問題点を発見した場合、「その問題が放置された場合にどのようなリスクがあるか」をAIに考えさせることで、オーナー様への説得力が増す提案を作成できます。例えば、「軽微なひび割れは、放置すると雨水の浸入を招き、構造部材の劣化を早める可能性があります」といった補足が可能になります。
- 出力フォーマットを細かく指定する：「箇条書きで」「〇〇文字程度で」「専門用語は避けて平易な言葉で」など、出力形式を具体的に指示することで、目的に沿ったレポートを作成できます。
- 過去の報告書を学習させる（可能な場合）：AIツールによっては、過去の資料を学習させる機能があります。自社で作成している報告書のテンプレートや、過去の成功事例などを学習させることで、より自社に合ったスタイルでの報告書作成が可能になります。
- AIの出力は必ず担当者が確認・修正してから使用してください。
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